Gérer une petite entreprise n’est pas une tâche facile. Sans les ressources sur lesquelles les grandes entreprises comptent pour veiller au bon fonctionnement de leurs activités (pensons aux services des ressources humaines, des finances, des affaires juridiques, etc.), il peut être difficile d’apprendre comment démarrer et gérer une petite entreprise. De la constitution en société à l’apprentissage de la gestion du budget d’une petite entreprise, en passant par l’embauche et le licenciement d’employés, les entrepreneurs en ont plein les bras, ne serait-ce qu’avec les principes de base de la gestion efficace d’une petite entreprise.
Dans cet article, nous vous faisons part des meilleurs conseils et astuces afin d’enseigner à chaque entrepreneur comment démarrer, financer et gérer sa propre entreprise.
Comment gérer une petite entreprise?
1. Prenez soin de votre santé mentale
S’il peut sembler étrange de commencer par cet aspect en ce qui concerne la façon de gérer efficacement une petite entreprise, il s’agit en fait de la base du démarrage d’une petite entreprise. Le démarrage et la gestion d’une petite entreprise peuvent nuire à la santé mentale de ses propriétaires. Il est important pour les entrepreneurs de prendre soin d’eux-mêmes tout au long du processus. Gardez-vous du temps pour vous détendre. Qu’il s’agisse de faire de la méditation ou du yoga, ou simplement d’aller marcher en écoutant un balado, un aspect extrêmement important de la gestion efficace d’une petite entreprise consiste à prendre du temps pour soi.
L’autre élément clé est de faire preuve d’une certaine souplesse. Votre entreprise pourrait ne pas évoluer exactement comme vous l’aviez prévu. Laissez une marge de manœuvre à votre entreprise, de manière à lui permettre de s’adapter aux tendances observées sur le marché.
2. Trouvez la structure qui convient
Même si la gestion d’une petite entreprise comporte de nombreux aspects, il est important de commencer par la base. Une vision ou une raison d’être claire vous aidera à partir du bon pied et à tracer une voie claire pour votre parcours entrepreneurial. Effectuez des études de marché. Assurez-vous que votre petite entreprise répond à un besoin sur le marché et qu’il existe une forte demande pour le produit ou le service qu’elle offrira. Une fois ce besoin déterminé, vous pouvez vous constituer en société ou établir une société à responsabilité limitée distincte. L’important est de faire en sorte que votre entreprise soit une entité distincte aux fins de l’impôt, même si vous en êtes le seul employé.
La séparation de votre petite entreprise et de vos actifs personnels constitue plutôt un filet de sécurité qu’autre chose. Ainsi, vos actifs personnels seront protégés si votre petite entreprise éprouve des problèmes financiers ou juridiques.
Comment gérer la comptabilité d’une petite entreprise
3. Séparez les affaires des loisirs
En ce qui concerne la protection de vos actifs personnels : même si vous ne vous constituez pas en société et n’établissez pas de société à responsabilité limitée distincte, vous devriez séparer les finances de votre entreprise de vos finances personnelles. Ouvrez un compte bancaire qui servira uniquement à l’entreprise et demandez une carte de crédit que vous n’utiliserez que pour les dépenses de l’entreprise. Vous vous faciliterez ainsi la tâche dans un contexte où vous essaierez de trouver la meilleure façon de gérer les reçus et les impôts d’une petite entreprise.
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4. Faites appel à un professionnel
Une autre pratique qui vous facilitera grandement la tâche la période des impôts venue consiste à travailler avec un teneur de livres. Même si les propriétaires de petite entreprise ne peuvent pas toujours se permettre une telle dépense, le fait de savoir que leurs finances sont gérées correctement leur offre une certaine tranquillité d’esprit. Un teneur de livres peut aider les propriétaires d’entreprise à gérer les fonds d’une petite entreprise, de même que les impôts et la paie.
Il est aussi fortement conseillé d’avoir un comptable dans votre répertoire de professionnels, surtout pour la période des impôts. Contrairement à un teneur de livres, un comptable peut vous donner des conseils concernant les meilleures façons de gérer vos finances, ainsi que des conseils et des astuces pour optimiser vos impôts. Un bon comptable vous fournira des conseils pour vous aider à gérer vos flux de trésorerie à mesure que votre entreprise prendra de l’expansion.
5.Servez-vous de la technologie
Si vous ne pouvez pas vous permettre de faire appel à un teneur de livres, essayez de vous mettre à la comptabilité. De nombreux logiciels de comptabilité peuvent aider les propriétaires d’entreprise à gérer leurs dépenses et leurs finances. FreshBooks et Quickbooks sont deux logiciels populaires. (Vous trouverez de plus amples renseignements à ce sujet ci-dessous.)
6. Payez le fisc
Une autre pratique indispensable pour gérer la comptabilité d’une petite entreprise est de toujours payer ses impôts. Gardez à l’esprit votre calendrier de versements, de même que le montant approximatif qui sera dû. Un paiement d’impôt imprévu peut entraîner la perte d’une petite entreprise. Il est extrêmement important de toujours gérer ses flux de trésorerie et de savoir quels montants devront être payés à quel moment.
Comment gérer les employés d’une petite entreprise
La gestion des employés est l’un des aspects les plus difficiles de la gestion d’une petite entreprise. Ce qui a probablement commencé comme une entreprise individuelle (ou peut-être une entreprise de quelques personnes si vous avez des partenaires) devra, en cas de réussite, prendre de l’expansion au-delà de l’équipe des fondateurs. À mesure que votre petite entreprise prendra de l’expansion, vous aurez besoin d’aide. Comme la gestion des employés exige du temps et de l’argent, il peut être difficile, pour une petite entreprise, d’embaucher des employés. Cependant, ces deux investissements peuvent en valoir la peine, à condition de suivre quelques règles simples.
7. Embauchez des personnes intelligentes
Presque tous les dirigeants d’entreprise prospères s’entendent sur une chose : il vaut mieux embaucher des personnes plus intelligentes que soi. La plupart des propriétaires d’entreprise savent que leurs employés sont leur atout le plus précieux et que le fait d’embaucher des personnes ayant des points de vue différents (sans toutefois avoir une façon de penser contraire à la leur) augmentera les chances de réussite. Un principe clé de la gestion des employés d’une petite entreprise consiste à prendre son temps pour une embauche, mais à ne pas hésiter dans le cas d’un congédiement. Prenez votre temps au cours du processus d’entrevue afin de déterminer quelles personnes vous aideront réellement à faire progresser votre entreprise. Ce principe ne s’applique toutefois pas au congédiement d’un employé. Si vous croyez avoir fait une erreur lors de l’embauche, agissez rapidement pour corriger la situation. Un employé qui a une attitude négative ou une mauvaise éthique de travail peut rapidement entraîner le naufrage d’une petite entreprise.
8. Formez bien vos employés
Une fois que vous avez trouvé le bon employé, veillez à bien le former, puis laissez-le acquérir son indépendance. Faites acquérir à vos employés les compétences dont ils ont besoin pour réussir dans leurs fonctions et fournissez-leur tous les renseignements dont ils auront besoin pour prendre des décisions d’affaires judicieuses. Chaque employé que vous accueillez devrait faciliter la gestion de votre petite entreprise. Vous devez donc lui donner l’espace nécessaire pour le faire. Vous pouvez toujours être là pour prêter une oreille attentive ou pour aider. Il est également important de montrer l’exemple lors de la formation de vos employés. Créez une culture dont vous êtes fier et faites de votre entreprise un endroit où les gens ont envie de travailler. Vous attirerez ainsi les meilleurs talents malgré un budget inférieur à celui des grands joueurs. Montrez aux nouveaux employés que leur santé mentale est importante à vos yeux et que vous valorisez la conciliation travail-vie personnelle.
Comment gérer la croissance d’une petite entreprise
Si la croissance fait inévitablement partie de la gestion d’une petite entreprise prospère, il peut être difficile d’y faire face lorsqu’elle arrive. Une aide supplémentaire est souvent nécessaire avant que les revenus soient suffisants pour embaucher d’autres membres de l’équipe. Vous aurez peut-être besoin de fonds pour fabriquer un certain produit avant de pouvoir le vendre. La clé est d’apprendre comment gérer les flux de trésorerie et les dépenses.
9. Faites appel à des conseillers ou à des employés contractuels
Il peut être difficile de gérer les finances d’une petite entreprise en croissance, surtout lorsque vient le temps d’embaucher de nouveaux employés. Un salaire annuel est un engagement important, sans parler des avantages sociaux de santé, des locaux et des appareils coûteux qui y sont associés. Si un employé ne fait pas l’affaire, cela peut coûter encore plus cher. La bonne nouvelle, c’est que les petites entreprises peuvent compter sur des employés contractuels ou des consultants pour combler l’écart. Embaucher une personne à l’heure ou à temps partiel représente un engagement financier bien moindre. Cette stratégie permet aux propriétaires d’entreprise de déterminer les besoins exacts de leur petite entreprise en matière de dotation en personnel. Dans une économie à la demande comme la nôtre, il est facile de trouver des employés contractuels dans presque tous les secteurs, y compris le marketing, les ressources humaines, les technologies de l’information et la comptabilité.
10. Contrôle des coûts
L’aspect le plus difficile de la gestion de la croissance d’une petite entreprise correspond au contrôle des coûts. Si vous prenez de l’expansion trop rapidement, vos coûts surpasseront vos revenus. Cependant, si vous le faites trop lentement, vous n’aurez pas les capacités nécessaires pour dégager des revenus supplémentaires. Il s’agit d’un exercice d’équilibre auquel les propriétaires d’entreprise sont forcés de se livrer lorsque leur entreprise commence à réussir. Avant d’apporter des changements ou de faire des investissements, effectuez une analyse approfondie de vos revenus afin de reconnaître et de comprendre les occasions de croissance. S’agit-il d’une augmentation saisonnière? D’une augmentation ponctuelle? S’agit-il d’une tendance qui devrait se maintenir? Déterminez quels secteurs de votre entreprise sont en croissance ainsi les ressources dont vous avez besoin pour poursuivre sur cette trajectoire de croissance. Vous saurez alors dans quels aspects investir.
Meilleurs logiciels et outils pour gérer une petite entreprise
Dans le monde post-pandémie d’aujourd’hui, les outils et les logiciels revêtent une importance accrue en ce qui concerne la gestion efficace d’une petite entreprise. Chacun de ces outils et logiciels aidera les entreprises à continuer à aller de l’avant, peu importe où se trouvent les membres de leur équipe.
11. Utilisez des logiciels de comptabilité
Freshbooks
FreshBooks est l’un des outils de comptabilité les plus populaires auprès des propriétaires de petites entreprises pour la gestion du budget, des finances, des flux de trésorerie et de la paie. Ce logiciel permet aux entrepreneurs de gérer facilement leurs finances. Cela comprend le suivi des factures, des paiements, des heures travaillées par les employés et de la paie.
Quickbooks
Tout comme FreshBooks, Quickbooks représente une option abordable qui aide les propriétaires d’entreprise à gérer le budget d’une petite entreprise. Son interface facile à utiliser permet de surveiller les revenus et les impôts, en plus d’offrir un service de sauvegarde sécurisé qui protégera toutes vos données financières en cas de perte ou de bris d’un appareil.
Wave
À l’instar de FreshBooks et de Quickbooks, Wave est l’une des meilleures applications pour la gestion des finances d’une petite entreprise. Contrairement aux deux autres, l’accès à la version de base de Wave est gratuit. La version de base comprend également la gestion ds factures et des reçus. Ce logiciel de comptabilité en ligne offre deux ajouts payants facultatifs pour la gestion des paiements et de la paie : Payments by Wave et Wave Payroll. Ceux-ci peuvent être utiles pour gérer la paie et permettent aux entreprises d’accepter les paiements en ligne de façon sécuritaire. L’un des plus grands inconvénients de Wave pour la gestion des finances des petites entreprises correspond à ses fonctions limitées en matière de gestion des impôts.
Square
Si vous êtes à la recherche d’une façon d’accepter les paiements sur le terrain, Square est l’outil qu’il vous faut. Il permet aux entreprises d’accepter les paiements au moyen d’un appareil mobile auquel on connecte le lecteur Square Reader, dans lequel on peut glisser une carte de crédit. Au cours des dernières années, la société technologique a pris de l’expansion afin d’offrir aux propriétaires d’entreprise des outils supplémentaires pour les aider à gérer la paie (au moyen de Square Payroll), la vente de cartes-cadeaux et la prise de rendez-vous.
Expensify
L’organisation des dépenses liées au travail est l’un des aspects les plus compliqués de l’exploitation d’une entreprise. Il n’est pas toujours facile de comprendre comment gérer les dépenses d’une petite entreprise : c’est là qu’Expensify entre en jeu. Ce logiciel permet aux propriétaires d’entreprise de faire des recoupements entre les calendriers de travail et les dépenses. Il offre aussi aux utilisateurs un moyen facile de classer et de gérer les reçus, génère des rapports automatisés et comporte une fonction de remboursements par dépôt direct.
12. Communiquez efficacement avec les membres de votre équipe
Slack
Slack, l’un des outils de communication en ligne les plus populaires, réduit le nombre de courriels et permet aux équipes qui travaillent à distance de rester en contact au moyen de messages directs, de messages sur des canaux, de messages de groupe, ainsi que d’appels audio et vidéo. Il offre également plusieurs intégrations avec d’autres applications (calendrier, Google Docs, etc.), ce qui aide tout le monde à rester sur la même longueur d’onde. L’entreprise offre un compte de base gratuit (idéal pour gérer les flux de trésorerie) ainsi que des comptes supérieurs qui offrent des caractéristiques haut de gamme (p. ex., permettre à des invités de communiquer sur certains canaux, créer des canaux partagés avec d’autres espaces de travail et effectuer des appels audio et vidéo de groupe).
Asana
Asana, un favori des gestionnaires de projets, aide les employés et les employeurs à organiser des projets et des tâches. Il offre un aperçu simple de ce qui doit être fait pour chaque projet (ainsi que la possibilité d’attribuer chaque tâche à un membre de l’équipe) et envoie des rappels lorsqu’une tâche arrive bientôt à échéance.
Zoom/Skype
Zoom et Skype offrent tous deux un service fiable en matière de vidéoconférence. Chacun présente ses propres avantages, mais l’un comme l’autre fonctionnera bien pour une équipe qui essaie de rester en contact malgré la distance.
Google Docs + Drive
Comme la plupart des employés travaillent à distance, un système de stockage centralisé au bureau n’est plus une solution adéquate. Google a amélioré ses caractéristiques de sécurité. Ainsi, les propriétaires d’entreprise gardent l’esprit tranquille en sachant que leurs renseignements confidentiels sont en sécurité. Utilisez Google Docs pour travailler à des projets en même temps que les autres membres de l’équipe. Utilisez Google Drive pour conserver tous les documents utiles auxquels les employés en télétravail pourraient avoir besoin de consulter.
13. Communiquez avec vos clients
Mailchimp
Mailchimp est l’un des outils les plus faciles à utiliser pour le marketing par courriel. Peu importe votre secteur d’activité, votre petite entreprise tirerait probablement profit d’une bonne communication avec ses clients. Mailchimp offre des données utiles, des modèles faciles à concevoir et à élaborer, ainsi qu’une interface utilisateur simple. Et le meilleur dans tout cela, c’est que les services de Mailchimp sont gratuits pour les petites entreprises qui envoient des courriels à moins de 2 000 personnes.
Hootsuite
Les médias sociaux représentent évidemment une part importante du marketing numérique en 2020, mais la gestion de plusieurs plateformes est une lourde tâche pour les propriétaires de petites entreprises. Hootsuite regroupe tous vos comptes dans un tableau de bord centralisé, ce qui permet aux commerçants de communiquer sur plusieurs plateformes en un seul clic. Il offre également des données afin d’aider les propriétaires d’entreprise à déterminer le type de contenu qui interpelle le plus leur public cible. Les commerçants peuvent également y trouver des suggestions de moyens pour mieux communiquer avec les clients.
Buffer
À l’instar de Hootsuite, Buffer offre un tableau de bord centralisé pour la gestion des médias sociaux. Liez tous vos comptes d’entreprise afin de communiquer facilement avec les clients et de faire le suivi de leurs réactions à vos activités de marketing grâce aux données et aux analyses de la plateforme.
Lors du démarrage d’une petite entreprise, le propriétaire est certainement débordé. N’importe quel entrepreneur vous dira qu’il s’agit d’une montagne russe émotionnelle. Toutefois, grâce à la bonne structure, à la bonne équipe et aux bons outils, les propriétaires de petites entreprises auront ce qu’il faut pour réussir. La clé est d’apprendre de ceux qui vous ont précédé et de trouver des ressources éducatives qui vous enseigneront comment gérer une petite entreprise efficacement.
À propos de l’auteure :
Newsworthy Co. est une agence de développement de contenu détenue et gérée par des femmes, et la créatrice de The Bullet, un aperçu des nouvelles quotidiennes. L’équipe apporte plus de 20 ans d’expérience professionnelle dans le domaine du numérique à la création de contenu rédactionnel de marque (couvrant tout, de la mode à la finance). Apprenez-en plus sur wearenewsworthy.ca.
